Debiteurenbeheer: maak of kraak je relatie

12-04-2021

Slecht debiteurenbeheer maakt meer kapot dan je lief is: zo kan het beter!

Het belang van een klantvriendelijk debiteurenbeheer wordt regelmatig onderschat. Een gemiste kans: het maakt of kraakt je relatie. Zo kan onpersoonlijke communicatie over bijvoorbeeld een openstaande factuur meer kapotmaken dan je lief is. Het is tijd voor een andere mindset. In dit artikel vertellen we je hoe je op een slimme manier bespaart op je incassokosten en vooral hoe je je langgekoesterde relatie behoudt.

Een automatische betalingsherinnering kan dodelijk zijn

Hoe vaak ontvang jij een standaard betalingsherinnering via de mail? Bijvoorbeeld omdat de factuur in je spam terecht was gekomen of door onvoorziene omstandigheden waar je al genoeg van baalt. Wat de reden van de openstaande factuur ook is, niemand zit te wachten op een automatisch bericht zonder enige emotie. Jij niet. Je relatie niet. Niemand niet. En daarom verdient je debiteurenbeheer misschien nét iets meer aandacht dan het op dit moment krijgt.

De sleutel tot succes

Bloed, zweet en tranen zijn het waard om een goede klant binnen te halen. Dagen slijten aan de voorbereiding van een goede pitch en uren aan salesgesprekken gaan voorbij, je hebt het er allemaal voor over. Maar zodra die potentiële klant daadwerkelijk deel uitmaakt van je relatiebestand, neemt die drive soms al af voordat je het in de gaten hebt.

Zonde, je relatie verdient natuurlijk nog steeds dezelfde persoonlijke benadering. Een plant geef je toch ook structureel water en net dat beetje extra aandacht op de momenten dat deze iets minder bloeit? Hetzelfde geldt voor je relatie: juist wanneer er een hobbel op de weg is, zoals een openstaande factuur, is goede communicatie de sleutel tot succes. Dit vraagt om een andere mindset: eigenlijk is je debiteurenbeheer onderdeel van je sales. Op basis van een sterke relatie en een goed gesprek krijg je het namelijk een stuk makkelijker voor elkaar dat de factuur alsnog én in het vervolg op tijd betaald wordt.

Elke klant verdient een persoonlijke benadering

Geen enkele klant zit te wachten op een onpersoonlijke en automatische betalingsherinnering. Natuurlijk is het vervelend dat de factuur niet op tijd is betaald, maar misschien is hier wel een gegronde reden voor. Daarom is het belangrijk dat de medewerker die contact opneemt, de klant kent. En dat zijn waarschijnlijk niet de uitzendkrachten die je vaak ziet op de afdeling debiteurenbeheer. De slimste aanpak is je medewerker laten bellen die de klant ook heeft binnengehaald: verbinding is cruciaal voor goed debiteurenbeheer.

Tip: zorg dat je medewerker die de klantrelatie tot stand heeft gebracht ook achter de openstaande factuur aangaat.

Debiteurenbeheer vraagt om de juiste skills

Een efficiënt debiteurenbeheer vraagt om mensen met sales skills. Staat jouw accountmanagement in eerste instantie niet open voor deze werkzaamheden? Herinner hen er dan aan dat hun harde werk tijdens het opbouwen van de relatie op deze manier kapotgemaakt kan worden. Je zal zien dat een goede sales medewerker het juist fijn vindt om de touwtjes in eigen handen te houden. Daarnaast kun je hen extra motiveren door de provisie die zij ontvangen aan te passen naar de betaalde omzet in plaats van gefactureerde omzet.

Het alternatief is een nauwe lijn creëren tussen sales en het debiteurenbeheer. Dit betekent dat er geen contact opgenomen wordt met een klant zonder afstemming met de verbonden sales medewerker. Dit vraagt om sterke discipline en samenwerking.

Slim debiteurenbeheer

Kun je in eerste instantie wel wat hulp gebruiken bij het inrichten van de nieuwe mindset ten opzichte van het debiteurenbeheer? Bekijk dan eens onze Finance Academy of neem direct contact met ons op voor de mogelijkheden!

Direct contact Naar onze blog
Debiteurenbeheer: maak of kraak je relatie