De finance-uitdagingen van Veenman

Al vanaf 1919 is Veenman expert in informatievoorziening. Vandaag de dag biedt Veenman oplossingen op het gebied van print, informatie- en communicatiemanagement en audiovisuele toepassingen. Veenman kun je kenmerken als een IT kennis- en implementatiepartner. Stijn Snoek, Financieel Directeur, vertelt je hier over de uitdagingen voor Finance & Control bij Veenman, in een markt die verschuift naar digitale oplossingen en waarin de marges van print onder druk staan.  

Sinds 2014 ondersteunt Fincade Veenman bij Finance & Control en vanaf 2015 is dat op de prachtige nieuwe locatie naast de landingsbaan van Rotterdam The Hague Airport. Het startte destijds met het uit handen nemen en verzorgen van de salarisadministratie. Op basis van een vast bedrag per salarisslip. Maar inmiddels is de samenwerking verder geïntensiveerd. Snoek hierover: “Er is vanuit oogpunt van Finance & Control bijvoorbeeld veel meer behoefte aan managementinformatie, meer inzichten in opbrengsten en kosten. Wat leveren contracten met onze klanten op, in hoeverre wijkt dat af van verwachtingen en hoe kan dat? Daar hebben wij wat aan, maar daarmee kunnen we ook onze klanten beter helpen.

Business Information

Snoek vervolgt: “Ook op afdelingen Finance & Control zie je een verschuiving naar automatisering, robotisering. De rol van een finance professional verandert. Vandaag ben je van echte toegevoegde waarde als je van data informatie kunt maken en ervoor kunt zorgen dat op basis daarvan goede beslissingen worden genomen.

Het kunnen maken van goede analyses heeft overigens nog wel wat voeten in de aarde gehad. Ik heb zelf bijgedragen aan de bouw van de managementinformatietool. Dat was nog best ingewikkeld. Je moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat álle kosten en opbrengsten gekoppeld worden aan contracten. Als dat niet helemaal volledig is, dan kan dat betekenen dat je denkt dat een klant verliesgevend is, terwijl dat misschien helemaal niet het geval is. Dan is het fijn als je die slimme mensen om je heen hebt die logisch nadenken en zoiets ontdekken.”

Uitdaging winstgevendheid

“Net als in veel markten staan in de printindustrie de marges onder druk. Er is sprake van een prijserosie en daarmee ook een marge-erosie. Daarom moet je heel veel dingen slimmer doen. Je moet je processen bijvoorbeeld slimmer inrichten, maar het heeft er helaas ook toe geleid dat we de afgelopen jaren een aantal reorganisaties hebben gehad”, zegt Snoek.

“Onze grootste uitdaging is dus om ervoor te zorgen dat er een goed winstgevend bedrijf blijft staan. Daarnaast moeten we de doelstellingen van de moedermaatschappij (Xerox, red.) behalen en doen we dat met een nieuw directieteam. Dat maakt het extra uitdagend, maar ook heel leuk.

In dat kader hebben we het afgelopen jaar heel kritisch gekeken naar wie we zijn als bedrijf, waar sta je en waar gaat de markt heen. We ontwikkelen ons meer en meer naar de softwarekant. We zijn niet meer ‘die printpartij’, maar een IT-organisatie geworden. En vervolgens hebben we een heel concreet strategisch plan gemaakt waarin een aantal opportunities zijn uitgewerkt die gaan leiden tot goede resultaten. Daarbij accepteren we geen middelmatigheid meer en daar spreken we elkaar op aan.”

Klant Fincade Veenman

Tenderdesk opschalen

Snoek over de gevolgen voor zijn afdeling Finance & Control: “Voor mijn afdeling betekent het dat we net als alle andere afdelingen moeten werken volgens de nieuwe strategie, volgens nieuwe kernwaarden. Dat leg je vast in jaardoelen en tijdens beoordelingen praat je daar ook over.

Eén van de gevolgen van de nieuwe strategie is dat we meer met de tenderdesk zijn gaan doen. In de markt wordt er namelijk ook steeds meer aanbesteed. Wij hebben onze tenderdesk dus geïntensiveerd. Daar zijn ook veel mensen van mijn team bij betrokken. Omdat we gas geven op de tenders betekent dat voor hen veel meer werk. En een stuk Business Intelligence hierin is ook heel belangrijk, want we willen hier natuurlijk ook goede managementinformatie uithalen. Wat kunnen we het beste aanbieden gelet op de klantvraag? Wat maakt voor deze klant nu écht het verschil? Welke risico’s zijn we bereid te nemen in welke situatie? Wat zijn dan de marges?

We behalen op dit onderdeel mooie successen. Belangrijk is vervolgens dat we ook gedurende het traject nadat we een deal gegund krijgen onze meerwaarde tonen bij onze klanten. Dit doen we door slim mee te denken in de meest optimale situatie voor onze klanten. Mijn afdeling speelt hierbij een belangrijke rol door ook dan de marge te bewaken. De samenwerking tussen Sales, Service en Finance & Control maakt dit onderdeel zo uitdagend en leuk, het is echt teamwork.”

Pricing

“In het kader van winstgevendheid is pricing natuurlijk heel belangrijk. Enerzijds voor de marges, maar ook in het kader van het winnen van een deal. Hoe hoog of laag moet die prijs dan zijn? Dat is vooral heel erg spannend in die tenderbusiness. Het winnen heeft te maken met het optellen van punten van onderdelen, maar als je prijs te ver afwijkt win je gewoon niet. Zonde, want het kost al behoorlijk veel als je alleen al kijkt naar de mensen die zich er mee bezig houden, om alleen al mee te doen met een tender.

En daar zit dan de volgende uitdaging. Je moet het tenderproces heel erg goed opzetten. Soms zie je ze aankomen en soms komen ze als een verrassing om de hoek. En dan moet je heel goed afwegen of je mee wilt doen. Hoe schat je je kansen in na het lezen van het bestek? Dan kijken we bijvoorbeeld naar juridische risico’s en de eisen aan service. Is er bijvoorbeeld sprake van onbeperkte aansprakelijkheid? Hoe zit het met de ‘call-to-fix-tijd’? Kan en wil je daaraan voldoen? Wil je daar je resources voor inzetten? Daar hebben we een heel kwalificatieproces voor opgetuigd.” aldus Snoek.

Toeter

“Wanneer we meedoen aan mooie Sales-trajecten dan hebben we echt van die ‘eagere tigers’ in huis die voluit knallen. Als het dan lukt en je wint een grote deal, dan moet je zo’n succes ook vieren en gaat hier letterlijk een toeter af. Dan verschijnt op alle schermen de informatie over de deal die we gewonnen hebben en deelt iedereen in de vreugde. Iedereen die eraan mee heeft gewerkt is dan ook supertrots.” besluit Snoek.

Vind hier jouw finance professional

Terug naar het overzicht